Положение о командировках - это локальный нормативный акт, в котором работодатель сообщает работнику о процессе командирования, порядке возмещения затрат, отчетности по командировке.
Письмо ФНС России от 20.08.2014 № СА-4-3/16564 «О порядке учёта командировочных расходов» скачать
Письмо ФНС России от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897 скачать
Письмо ФНС от 03.04.2023 № БС-3-11/4624@ «Об НДФЛ в отношении сумм возмещения расходов на питание работникам, находящимся в служебных командировках (служебных поездках)» скачать
Как определить срок командировки?
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
На какой срок можно максимально направить в командировку? Максимальный срок законом не установлен. Локальный нормативный акт, трудовой или коллективный договор могут ограничить срок командировки.
Кого нельзя отправлять в командировку? Беременных и тех, кто младше 18 лет.
Считается ли командировкой поездка сотрудника, у которого разъездной порядок работы? Нет. Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
Обязательно ли оформлять приказ на командировку? Да, обязательно.
В ТК РФ и в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки от 16 апреля 2025 г. № 501 указано, что должно быть письменное решение работодателя о направлении в командировку.
Должна ли компания выдать работнику аванс на приобретение билетов и бронирования проживания, если компания не оплачивает ему билеты и проживание? Да. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, расходов по найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (далее - суточные). Если компания оплачивает самостоятельно для работника проезд и проживание, то ему выдаются только суточные.
В какие сроки требуется отчитаться о командировке? В течение 3-х рабочих дней с даты окончания командировки требуется сдать авансовый отчет. Форма утверждена Росстатом.
Какие документы принимаются в качестве подтверждающих расходы документов к авансовому отчету?
билет, маршрут/квитанция электронного авиабилета, контрольный купон электронного ж/д билета, посадочный талон ( или справка авиаперевозчика), а также документы, подтверждающие оплату (квитанции, кассовые чеки);
счета, квитанции, кассовые чеки на проживание в отеле, подтверждение бронирования или договор аренды жилого помещения;
чеки за такси, парковку, ГСМ, чеки на расходы на мобильную связь и интернет, представительские расходы, если компания разрешает их возмещение.
справка об обмене валюты (в случае покупки валюты) для загранкомандировки;
скан или ксерокопия заграничного паспорта: лицевая сторона, лист с отметками о пересечении · российской границы.
Автоматизация процесса командирования.
На практике компании часто сталкиваются с проблемами применения положения о командировках. Основные проблемы:
процесс командировок происходит в разных системах.
согласование командировок происходит без стоимости проезда и проживания
нормы расходов на командировки контролируются вручную
нет корпоративных скидок на авиабилеты и проживание,
отчетность о командировке в бумажном виде.
отсутствие единого поставщика по тревел поддержке.
Аэроглобус автоматизирует для клиентов командировки с помощью платформы для командировок Ракета.
Какие процессы могут осуществляться в платформе для командировок Ракета?
Создание заявки на командировку,
Согласование заявки на командировку ( со стоимостью услуг или без),
Создание приказа, служебного задания ( приказа об изменении и отмене командировки);
Бронирование проезда и проживания,
Создание авансового отчета и сканирование чеков на расходы вне Ракеты,
Согласование авансового отчета.
Коммуникация с сотрудниками ( уведомления, памятки, инструкции).
Интеграция.
Данные из Ракеты могут передаваться в КЭДО, ЭДО или системы учета:
В 1С ( ЗУП, Бухгалтерия и ЕРП) через коннектор ( готовое расширение),
В другие системы, используя API.
Ракета может принимать данные из систем клиента по API , создавая или обновляя профили путешественников, заявки на командировку.
Что автоматизируется в сервисе для командировок Ракета из положения о командировках?
Расчет суточных;
Финансовый учет затрат на командировку ( департаменты, проекты);
Контроль расчета суточных, расходов на проезд и проживание по категориям должностей;
Маршруты согласования заявки;
Маршрут согласования превышения лимита на проезд и проживания, если разрешается;
Создание кадровых и бухгалтерских документов, то есть автозаполнение данными;
Учет затрат на командировки в 1С.
Как Ракета может контролировать затраты на проезд и проживание в командировках?
Скрывать варианты выше лимита
Позволять забронировать, но не позволить оформить до согласования
Позволить оформить, объяснив причину нарушения, выбрав ее из списка.
По каким параметрам можно настроить ограничения при бронировании авиабилетов?
Класс перевозки,
Стоимость,
Тариф (с багажом или без, возвратный или невозвратный).
По авиакомпании (Аэрофлот по России обычно самый дорогой).
Сколько дней до командировки бронирование возможно без согласования
Могут ли даты перелета быть за пределами дат командировки.
По каким параметрам можно настроить ограничения при оформлении билетов на поезд?
Вагон,
Стоимость,
Тип поезда,
Перевозчик,
Вип-купе ( разрешено или нет),
Сколько дней до командировки оформление возможно без согласования.
Могут ли даты переезда быть за пределами дат командировки.
По каким параметрам можно настроить ограничения при бронировании проживания?
Лимит,
Категория отеля,
Тип питания,
Ранний заезд и поздний выезд,
Тип проживания,
Тип питания,
Корпоративный отель.
Могут ли даты проживания быть за пределами дат командировки.
По каким параметрам можно настроить ограничения при бронировании трансфера?
Для каких категорий должностей разрешен трансфер,
Класс автомобиля,
Количество пассажиров,
Платная дорога,
Стоимость,
Сколько дней до командировки оформление возможно без согласования.
По каким параметрам можно настроить ограничения лимита на ЯндексТакси?
По стоимости для разных категорий должностей.
Какие выгоды использования платформы для командировок Ракета для сотрудника?
Одна платформа от начала командировки и до отчетности;
Уведомления на почту и пуши при сообщении от руководителя или поставщика;
Встроенные маршруты для согласования заявки и превышения лимита,
Автоматизированный контроль лимитов,
Не нужно получать аванс, компания оплатит по безналу;
Упрощение отчетности.
Если услуги оформлены в Ракете, то авансовый отчет состоит из суточных и формируется автоматически.
Сканирование чеков на расходы вне Ракеты. Данные из чека автоматически попадают в отчет.
Отчет на проверку бухгалтеру можно направить из Ракеты. Когда отчет согласован, придет уведомление.
Какие выгоды для секретаря или офис - менеджера?
Все услуги по проезду и проживанию доступны онлайн, в одной платформе .
Большой выбор вариантов в лимите,
Билеты и ваучеры автоматически рассылаются сотрудникам при оформлении,
Чат для обменов, возвратов авиабилетов, бронирования места в салоне, оплаты багажа.
Уведомления на почту и пуши, при ответе поставщика.
Самостоятельный возврат билета на поезд.
Профили путешественников можно создать автоматически загрузкой списка сотрудников или через интеграцию.
Счета автоматически загружаются в заказ.
Удобный поиск заказов,
Архив документов,
Статистика и аналитика.
Какие выгоды для специалиста по работе с персоналом?
Согласование заявки на командировку,
Уведомление на почту в момент согласования заявки на командировку, создание приказа в своей системе;
Автоматическое создание приказа в Ракете, если для создания приказов выбрана Ракета.
Передача приказа из Ракеты в 1С ЗУП через коннектор , создание командировки.
Бронирование сотрудником билетов, проживания с оплатой со счета компании;
Контроль стоимости билетов и проживания по категориям сотрудников, классов авиабилетов и вагонов, типа тарифов, применения корпоративной скидки авиакомпании;
Согласование заявки на изменение или отмену командировки.
Какие выгоды организации командировок в платформе Ракета для бухгалтера?
Уведомление о согласовании заявки на командировку для начисления и выплаты суточных,
Отсутствие необходимости выдачи аванса на проезд и проживание,
Загрузка данных о билетах в 1С через коннектор,
Согласование авансового отчета в системе Ракета,
Передача данных из авансового отчета и сканов чеков в 1С Бухгалтерия или ЕРП,
Автоматическое создание авансового отчета, с вложенными чеками.
Архив билетов, ваучеров, чеков, заявок на командировки с согласованием.
Какие выгоды организации командировок в платформе Ракета для трэвел менеджера и руководителя ?
Контроль процесса командировок.
Контроль бюджета.
Сокращение времени на оформление командировки, бронирование проезда и проживания на 100%.
Автоматизация учета затрат на командировки.
Консолидация объемов авиабилетов и проживания для корпоративных скидок авиакомпаний и отелей.
Повышение лояльности сотрудников, которые ценят удобство платформы Ракета и качество сервиса Аэроглобуса.
Зачем клиентам Аэроглобус, если есть платформа для командировок Ракета?
Аэроглобус подключает в Ракету :
с свои договора с авиакомпаниями, системами бронирования, РЖД, отельными поставщиками;
корпоративные тарифы авиакомпаний и программы корпоративной лояльности клиентов;
Аэроглобус внедряет Ракету:
заключает договор с клиентом,
выдает доступы в платформу ;
загружает списки пассажиров для создания профилей;
настраивает тревел политику , то есть лимиты на проживание и проезд,